Projektwissen verstreut an vielen Orten
Schleich Engineering plant und überwacht technische Gebäudeausrüstung. Dafür laufen bei Schleich viele Bauvorhaben parallel, mit Tausenden Plänen, Protokollen und Angeboten und täglich neuer Post von Bauherren, Architekten und Firmen.
Das Wissen über ein Projekt war verstreut: in der Projektablage, in den persönlichen Postfächern und in den Köpfen der Bauleiter. Weil archivierte Mails in Outlook nicht mehr sichtbar sind, legten die Mitarbeiter wichtige Mails von Hand als Dateien in Projektordnern ab, nach Datum sortiert. Das kostete viel Zeit und war trotzdem nie vollständig.
Fragen wie „Was wurde hier zugesagt?“, „Welche Nachträge sind offen?“ oder „Auf welche Antwort wartet der Bauherr noch?“ ließen sich nur durch langes Suchen beantworten.
Ein Fuchs für Pläne, Mails und Zusagen
DokuFuchs läuft bei Schleich mit dem Projekt-Fuchs auf einem eigenen Server in einem deutschen Rechenzentrum. Die KI-Modelle laufen ebenfalls in Deutschland, keine Daten gehen in eine US-Cloud.
- Unterlagen: Der Fuchs hat die gesamte Projektablage mit Tausenden Dokumenten eingelesen. Zu jeder Unterlage schreibt er einen Steckbrief, also eine kurze Zusammenfassung mit den wichtigsten Zahlen und Pflichten. Fragen an das Projektwissen beantwortet er mit Quellenangabe.
- Mails: Das Mail-Gehirn liest die Postfächer und ordnet Projektmails automatisch dem richtigen Projekt zu. Jedes Projekt hat eine „Poststelle“, in der alle Mails aller Mitarbeiter zentral liegen, mit Absender und Erledigt-Vermerk. Das händische Ablegen von Mails entfällt.
- Projekt-Magie: Aus Unterlagen und Mails zieht der Fuchs Beteiligte, Termine, offene Punkte und die aktuelle Leistungsphase. Ein zweiter KI-Leser prüft das über Nacht gegen und ergänzt, was der erste übersehen hat.
- Antwort-Radar: Er zeigt, welche Mails noch auf eine Antwort warten. Auf Knopfdruck liegt ein Antwortentwurf in Outlook. Gesendet wird nie automatisch.
- Zusagen, Fristen und Nachträge: Der Fuchs führt Buch darüber, wer wem was bis wann zugesagt hat, und über jeden Nachtrag von der Ankündigung bis zur Beauftragung. Jeder Eintrag hat den wörtlichen Beleg aus der Mail.
- Baustelle und Besprechungen: Aus Begehungsfotos entstehen Bericht und Mängelanzeige im Schleich-Briefkopf. Aus Teams-Gesprächen werden Gesprächsnotizen, und die Gesprächszeiten landen im Stundenblatt.
Das Ergebnis mit DokuFuchs: Nichts rutscht mehr durch
- Tausende Projektmails liegen sortiert im Fuchs, für alle im Team auffindbar, auch wenn sie archiviert sind.
- Statt Hunderter ungelesener Mails zeigt das Antwort-Radar nur die, die wirklich auf eine Antwort warten.
- Für die laufenden Projekte entstanden automatisch eine Nachtragsliste und eine Fristenliste. Jeder Eintrag ist mit der Originalmail belegt, und nichts rutscht mehr durch.
- Der Projektstand ist auf einen Blick da: am Rechner, am Handy und als Morgengruß.